Человек XXI века несет в себе больше информации, обязанностей и тревог, чем когда-либо за всю историю развития нашего мозга.
В результате возникает парадокс: давление, связанное с необходимостью быстро выполнять задачи, растет, тогда как возможности их выполнить кажутся ограниченными.
Именно поэтому скромный список дел может служить психологической опорой. Задачи, существующие только в голове, поглощают ресурсы нашего мозга и порождают стресс. А запись задач помогает его уменьшить.
«Чувствуя себя перевозбужденными и истощенными, мы теряем способность концентрироваться», – отмечает американский психолог Роб Розенталь из Денвера (Колорадо), который специализируется на проблемах концентрации внимания.
Издание BBC Science Focus собрала 9 полезных экспертных советов, которые помогут составлять списки дел и эффективно их выполнять.
Составьте более одного списка
Когда человек пытается вписать все свои дела в один большой список, существует риск того, что ни одному из них не будет уделено должного внимания. По словам доктора Розенталя, нужно иметь основной список, а затем составлять планы задач на каждую неделю, постоянно сопоставляя их с большим.
Можно также упорядочить этапы работы над конкретными проектами. «Вы же не собираетесь сегодня написать полностью всю диссертацию, так что разделите ее на части», – говорит эксперт.
Делайте меньше, но лучше
Эффективные списки дел отдают предпочтение процессу, а не результату, даже если все пункты направлены на продвижение одного проекта. Дело в том, что мозг лучше реагирует на задачи с четким планом действий и определенным объемом.
«Люди терпят неудачи не потому, что у них нет добрых намерений. Они терпят неудачи потому, что не воплощают свои намерения в действия», – считает профессор Питер Гольвитцер из Нью-Йоркского университета.
Чтобы уменьшить вероятность таких неудач, списки ежедневных дел нужно делать как можно короче. Особенно, если человек чувствует себя выгоревшим.
«Большинство успешных людей на самом деле делают меньше, а не больше. Они сосредотачиваются на одном или двух делах и выполняют их действительно хорошо», – говорит британская психотерапевтка Доурі Даутвейт-Волш.
Преодолейте прокрастинацию
Прокрастинация – это проблема не управления временем, а регулирования эмоций. Задачи откладываются не только потому, что они большие, но и потому, что вызывают дискомфорт: неуверенность, скуку, страх неудачи.
Тем не менее, как показали исследования, как только начинается действие, часто появляется и мотивация, а не наоборот. Так что, чтобы начало не было болезненным, в списке дел следует акцентировать внимание на точках входа, а не на конечной цели.
Прежде всего желательно разделить задачи на более мелкие шаги. Доктор Розенталь объясняет: «Разбив задачу на осуществимые этапы (час, день), мы значительно повышаем вероятность того, что начнем ее выполнять».
Также не лишним будет сгруппировать дела: это поможет выполнять больше работы, не чувствуя себя перегруженным количеством пунктов. Простой пример – обработка всех электронных писем за один раз уменьшает чувство тревоги, которое возникает каждый раз, когда человек открывает почтовый ящик.
Визуализируйте свое намерение в реальности
Чтобы доводить до завершения все дела из списка, профессор Гольвитцер советует визуализировать так называемые «намерения реализации».
«Укажите, когда, где и как вы хотите достичь своей цели. Вы описываете ситуацию, и если она возникает, то реагируете конкретным действием», – говорит эксперт.
Список дел, содержащий контекстные детали (после обеда, перед проверкой электронной почты, за рабочим столом и т.д.), значительно эффективнее, чем перечень задач, которые можно выполнять где угодно и когда угодно.
Помните: порядок превыше всего
Когда все кажется срочным, ничего срочного на самом деле нет. Исследования в области принятия решений показали, что расстановка приоритетов снижает когнитивное напряжение, сужая выбор, что, в свою очередь, улучшает выполнение задач.
А как лучше всего расставлять приоритеты? Структурировать их.
Профессор Барт ван Арк из Манчестерского университета рассказывает: «Я начинаю день со списка дел, которые нужно сделать обязательно. Затем есть дела, которые я должен сделать, но они не являются первоочередными. В конце дня я оцениваю, что удалось сделать, а что нет. Если не завершил что-то из первого списка, нужно будет заняться этим утром».
Пишите ручкой: она может быть лучшим инструментом, чем компьютер
Для осмысления задач, которые требуют концентрации, простые ручки и карандаши могут быть лучше цифровых инструментов. Потому что они, так сказать, тише.
Многочисленные исследования показали, что письмо от руки предполагает более глубокую когнитивную обработку и лучшее запоминание. Рукописный текст задействует мелкую моторику, что положительно влияет на то, как мозг обрабатывает информацию.
Пользуйтесь поддержкой окружения и общества
Психологи утверждают, что когда речь идет о концентрации внимания для выполнения задач, поддержка со стороны окружения и общества является чрезвычайно важной.
«Не случайно некоторым людям нравится работать в библиотеках и кафе. Присутствие людей вокруг помогает сосредоточиться на задаче», – считает доктор Розенталь.
Показательными примерами такой поддержки являются студенческие учебные группы и командная работа над проектами.
Составьте список выполненных дел
Фиксация выполненных задач отправляет мозгу сигналы о завершении, которые сообщают о определенном прогрессе и устраняют навязчивые размышления. Как показали исследования мотивации, осознание прогресса является более сильным фактором, стимулирующим настойчивость, чем усилия.
«Когда люди просто вычеркивают задачи из списка дел, создается ощущение, что ничего не было сделано. Мне нравится вычеркивать выполненные пункты и добавлять их в перечень завершенных дел», – делится своей привычкой доктор Розенталь.
А еще эксперты не советуют переходить к следующей работе, прежде чем вы закончите текущую.
Будьте готовы к тому, что все пойдет не по плану
Далеко не каждый список дел выдерживает столкновение с реальностью. Происходят перерывы. Энергия падает. Планы рушатся. «Продуктивность – это не прямая линия. Вот почему так важно проявлять сострадание к себе», – замечает доктор Розенталь.
Исследования самосострадания показывают, что люди, которые реагируют на неудачи гибкостью, а не самокритикой, с большей вероятностью восстановят работу над достижением своих целей.
По свидетельству психологов, эффективные системы планирования работы предполагают возможность сбоев. Они закладывают резервное время, допускают перенос задач и рассматривают пропущенные задачи как данность, а не как моральную вину.
