Исследователи потратили месяцы на анализ 62 отдельных исследований по использованию рабочей электронной почты. Они рекомендуют не отвечать на письма вне рабочего времени, так как это может снижать продуктивность и делать человека менее счастливым. По словам исследователей, каждый должен выбрать время дня, когда следует отключать свою электронную почту и не обращаться к ней вне работы.
На рабочие письма следует отвечать по расписанию
Исследователи провели масштабный анализ 62 отдельных исследований рабочей электронной почты и выявили 4 ключевые стратегии. Они выбрали их из списка из 13, только если они способствовали благополучию людей, таким как баланс между работой и личной жизнью, а также делали их более продуктивными на работе.
Первая стратегия заключается в том, чтобы установить границы и время, когда вы не будете проверять электронную почту, придерживаться этого и сообщать об этом другим. Офисным работникам также следует отключить уведомления электронной почты. Кроме того, им стоит определить приоритетность важных писем, а не отвечать на каждое незначительное сообщение сразу после его получения.
Этикет электронной почты должен быть
Кроме того, люди должны быть вежливыми в электронных письмах. То есть не следует копировать чьего-то босса пассивно-агрессивно, когда нет мгновенного ответа, и сохранять сообщения короткими и по существу. Наконец, необходимо держать рабочие электронные письма связанными с работой, чтобы коллеги не отвлекались, а сообщения были более эффективными.
Ведущий автор анализа и эксперт по организационной психологии, доктор Эмма Рассел отмечает, что этикет электронной почты не так устоялся, как правила общения, но следует понять, как быть более вежливыми. Это означает, что каждый должен ежедневно отдыхать от электронной почты и не должен ожидать мгновенного ответа.
Тем не менее, исследователи не советуют французский подход к запрету электронной почты в нерабочее время. Это не подходит для некоторых людей, например, для родителей, которым нужно время на пробежку до школы, и им легче успевать за работой в течение части вечера.
Правильный подход к мелочам – лучшая продуктивность в целом
Исследователи отмечают, что люди должны установить границы. Например, включить часы, когда они не будут отвечать на письма под своим подписью в сообщениях, или установить автоматический ответ в определенное время, когда их нет на месте. Было установлено, что все это помогает людям справляться с рабочей нагрузкой и чувствовать больший контроль.
Некоторые могут ошибочно считать, что ответы на электронные письма в любое время, с полуночи до 6 утра, делают их более продуктивными. Однако исследования, включенные в анализ, свидетельствуют об обратном, как отмечает издание Daily Mail.
Поэтому исследователи говорят, что коллеги могли бы использовать общий почтовый ящик, чтобы электронные письма охватывали всю команду, позволяя отдельным людям тратить время. Ученые также советуют устанавливать временные цели. Например, проверять электронную почту только каждые 45 минут во время выполнения задания. Однако важно иметь дело с папкой «Входящие» и не игнорировать ее, удаляя одни письма, а другие помещая в папки, чтобы снизить стресс и повысить эффективность работы.
Фото: pixabay.com
